Por quanto tempo devemos guardar documentos?

Guardar documentos. Você sabe por quanto tempo deve guardar comprovantes de pagamento e das demais transações financeiras?

Essa é uma informação muito importante para quem quer organizar a papelada de uma vez por todas. E a primeira tarefa que deve ser realizada com muita atenção e critério é a triagem: jogar fora o que não é necessário e guardar apenas o que é importante.

Mas quando vamos começar a triagem surge a dúvida: por quanto tempo devo guardar documentos?

Fizemos este post para esclarecer os prazos que cada tipo de documento precisa ser guardado e te ajudar na hora de selecionar o que fica e o que pode ser descartado. Acompanhe a seguir.

Comprovantes de pagamento

Com a Lei nº 12.007/2009, as empresas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor a declaração de quitação anual de débitos. A Lei estabelece também que esta declaração deve ser encaminhada até o mês de maio e será referente ao ano anterior. Quando você receber a declaração anual de débito, os comprovantes individuais, de cada um dos meses do ano, podem ser eliminados.

Mas atenção, as declarações anuais devem ser mantidas por prazo determinado, de acordo com o tipo de serviço. Confira:

– Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: guardar a declaração de quitação anual por 5 anos.

– Condomínio: as declarações anuais de quitação devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, mantê-los por 10 anos.

Consórcio: guardar as declarações anuais até o encerramento das operações financeiras do grupo.

– Seguro:  comprovantes de pagamento, bem como toda a documentação (proposta e apólice) devem ser guardadas por um ano a contar com o término da vigência do contrato.

Plano de saúde: manter a documentação (proposta e contrato) por todo o período de vigência do contrato. Assim como os comprovantes de pagamento referentes aos 12 meses anteriores ao último reajuste.

Mensalidade escolar, cursos e cartão de crédito: guardar a documentação (contrato e declarações) por cinco anos.

Aluguel:  contrato, declarações e termo de entrega das chaves precisam ser mantidos pelo locatário, por três anos, desde que não haja qualquer pendência ou divergência na entrega do imóvel.

 

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Outros documentos. Por quanto tempo guardar?

 

– Compra de imóvel:   o comprador deve manter toda a documentação relativa ao negócio (proposta, contrato e comprovantes de pagamento) até a lavratura e registro da escritura. Esse prazo é válido apenas para as relações de consumo. Negócios entre particulares possuem natureza jurídica distinta e podem ter prazos diferentes.

– Notas fiscais e certificados de garantia: no caso de compra de produtos e serviços duráveis, as notas fiscais devem ser mantidas durante toda a vida útil do bem adquirido (produto ou serviço). Mesmo que o período de garantia já tenha terminado.

– Contratos: devem ser mantidos enquanto tiverem vigentes e válidos. No caso de financiamentos, os contratos devem ser guardados até a quitação total das parcelas e a desalienação do bem financiado.

No caso de documentos não relacionados diretamente as relações de consumo, como os da Receita Federal, Detran, Prefeituras, Cartórios, Fóruns e outros, os prazos devem ser verificados caso a caso, nas próprias entidades.

Guardar documentos. Agora que você já sabe quais deve manter e quais pode eliminar, mão na massa! Dê o primeiro passo para deixar tudo organizado e prático. Vai facilitar bastante a sua vida na hora que precisar de algum comprovante.

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Fonte – Procon SP – https://goo.gl/B9xC6k

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